INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

WLB_InfC_CoCo_01 – Ed. __.11.0710.2022

Ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 – Regolamento europeo sulla protezione dei dati (di seguito, anche, il “Regolamento”), desideriamo fornirLe alcune informazioni sul trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito dell’offerta di servizi di welfare aziendale (di seguito anche i “Servizi Welfare”) da parte del titolare del trattamento WelBee S.p.A., con sede legale in via Stalingrado 37, Bologna (di seguito, anche “WelBee”, la “Società” o la “Titolare”). Poiché dei Servizi Welfare possono usufruire anche eventuali Suoi familiari di cui all’articolo 12 del Testo unico delle imposte sui redditi del 22/12/1986 n. 917 e s.m.i. (di seguito, anche, “TUIR”), Lei si impegna a fornire anche a questi soggetti, qualora necessario, la presente informativa privacy e a trasmettere alla Società i soli dati strettamente necessari. Nel caso in cui, per la fornitura dei Servizi Welfare, la Società abbia la necessità di trattare categorie particolari di dati personali , Lei si impegna a raccogliere il preventivo consenso al trattamento, ai sensi dell’articolo 9 del Regolamento, da parte degli interessati cui tali dati personali si riferiscono e trasmettere anche tale documento debitamente compilato e firmato a WelBee.

1) Quali dati raccogliamo

Saranno raccolti e utilizzati i seguenti dati personali (di seguito anche i “Dati”), Suoi o di eventuali Suoi familiari, che Lei stesso o altri soggetti ci fornite, indispensabili per fornire i citati Servizi Welfare. In particolare:

a) dati anagrafici e di contatto (es. nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, indirizzo e-mail, indirizzo di residenza, numero di cellulare);

b) dati socio-demografici (es. professione, interessi, nucleo familiare, Servizi Welfare utilizzati);

c) dati economico-patrimoniali;

d) dati bancari (es. estremi carta di credito, codice IBAN);

e) dati appartenenti a categorie particolari, in specie dati relativi alla salute.

2) Perché trattiamo i Suoi Dati

Dati saranno trattati da WelBee per le finalità di seguito riportate:

A. Registrazione alla Piattaforma (come infra definita): per consentire la Sua registrazione alla piattaforma di WelBee (la “Piattaforma”) e la creazione di un Suo account personale.

B. Fruizione dei Servizi Welfare: per consentirLe di usufruire dei Servizi Welfare offerti da WelBee tramite la Piattaforma, ivi incluse le comunicazioni di servizio. I Suoi Dati, esclusivamente in forma aggregata (in modo da non identificare o rendere successivamente identificabile l’interessato) saranno trattati altresì per eseguire analisi statistiche e migliorare la presentazione dei Servizi Welfare e l’uso della Piattaforma.

C. Gestione richieste di contatto e/o di assistenza: per gestire le richieste di contatto pervenute a WelBee.

D. Comunicazioni su nuovi prodotti e/o servizi analoghi ai Servizi Welfare da Lei acquistati: per l’invio di comunicazioni di posta elettronica relative a nuove iniziative, convenzioni o quant’altro possa arricchire il catalogo dei prodotti e servizi inclusi nel Suo piano welfare analoghi ai Servizi Welfare da Lei acquistati.

E. Marketing da parte di WelBee: per l’invio di comunicazioni commerciali relative a prodotti o servizi di WelBee stessa, delle società del Gruppo Unipol e/o di società terze, attraverso l’invio di materiale promozionale, newsletter e materiale pubblicitario, attività di vendita diretta e compimento di ricerche di mercato, incluse indagini sulla qualità e soddisfazione dei servizi, mediante tecniche di comunicazione a distanza comprensive di modalità automatizzate di contatto (come SMS, MMS, fax, chiamate telefoniche automatizzate, posta elettronica, messaggi su applicazioni web) e tradizionali (come posta cartacea e chiamate telefoniche con operatore). F. Profilazione da parte di WelBee: per attività di analisi, anche attraverso elaborazioni elettroniche ed analisi di Suoi comportamenti, esigenze e interessi al fine di migliorare, sviluppare e personalizzare i servizi forniti ed individuare le offerte più vantaggiose e proporre i prodotti di Suo maggiore interesse.

G. Marketing da parte delle società del Gruppo Unipol1: per la comunicazione dei Suoi Dati alle altre società del Gruppo Unipol1, che li potranno trattare per l’invio di comunicazioni commerciali relative a prodotti o servizi delle società del Gruppo Unipol1 e/o di società terze, attraverso l’invio di materiale promozionale, newsletter e materiale pubblicitario, attività di vendita diretta e compimento di ricerche di mercato, incluse indagini sulla qualità e soddisfazione dei servizi, mediante tecniche di comunicazione a distanza comprensive di modalità automatizzate di contatto (come SMS, MMS, fax, chiamate telefoniche automatizzate, posta elettronica, messaggi su applicazioni web) e tradizionali (come posta cartacea e chiamate telefoniche con operatore)

3) Natura del conferimento dei Dati e basi giuridiche del trattamento

I Suoi Dati saranno trattati da WelBee in forza delle basi giuridiche di seguito riportate:

Finalità del trattamento	Dati trattati	Natura del conferimento dei Dati	Base giuridica del trattamento
A) Registrazione alla Piattaforma	I Dati di cui al par. 1 lett. a	Il conferimento dei Dati per tale finalità è necessario e, in mancanza dello stesso, non sarà possibile effettuare la registrazione alla Piattaforma.	Il trattamento ai sensi dell’art. 6, co. 1, lett. b) del Regolamento è necessario “all’esecuzione di un Contratto di cui l’Interessato è parte o all’adozione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso”.
B) Fruizione dei Servizi Welfare	I Dati di cui al par. 1 lett. a, b, c, d, e	Il conferimento dei Dati per tale finalità è necessario e, in mancanza dello stesso, non sarà possibile per WelBee erogare i Servizi Welfare richiesti e per l’Interessato fruire degli stessi	Dati di cui al par. 1 lett.a, b, c, d: il trattamento ai sensi dell’art. 6, co. 1, lett. b) del Regolamento è necessario “all’esecuzione di un Contratto di cui l’Interessato è parte o all’adozione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso”. Dati di cui al par. 1 lett. e: il trattamento viene effettuato sulla base del Suo consenso specifico ai sensi dell’art. 9, co. 2, lett. a) del Regolamento. I Dati di cui al par. 1 lett. a, b, c potranno essere trattati, esclusivamente in forma aggregata, per lo svolgimento di attività di analisi ed elaborazione a fini statistici e di miglioramento della Piattaforma e dei Servizi Welfare.
C) Gestione richieste di contatto e/o di assistenza	I Dati di cui al par. 1 lett. a	Il conferimento dei Dati per tale finalità è necessario e, in mancanza dello stesso, non sarà possibile per WelBee erogare il servizio richiesto.	DIl trattamento ai sensi dell’art. 6, co. 1, lett. b) del Regolamento è necessario “all’esecuzione di un Contratto di cui l’Interessato è parte o all’adozione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso”.
D) Comunicazioni su nuovi prodotti e/o servizi analoghi ai Servizi Welfare da Lei acquistati	I Dati di cui al par. 1 lett. a, b	Il conferimento dei Dati per tali finalità è libero; il mancato conferimento per tali finalità non pregiudica l’erogazione dei Servizi Welfare	Il trattamento si fonda sul legittimo interesse di WelBee costituito dal beneficio che la stessa può ottenere dall’offerta di Servizi Welfare affini a quelli già acquistati in precedenza dai propri utenti.
E) Marketing da parte di WelBee	I Dati di cui al par. 1 lett. a, b, c	Il conferimento dei Dati per tali finalità è libero e il loro mancato conferimento non pregiudica l’erogazione dei Servizi Welfare.	Il trattamento viene effettuato sulla base del Suo consenso specifico per ogni finalità. Lei potrà opporsi a tali trattamenti e/o revocarne i rispettivi consensi in qualsiasi momento.
F) Profilazione da parte di WelBee	I Dati di cui al par. 1 lett. a, b, c	Il conferimento dei Dati per tali finalità è libero e il loro mancato conferimento non pregiudica l’erogazione dei Servizi Welfare.	Il trattamento viene effettuato sulla base del Suo consenso specifico per ogni finalità. Lei potrà opporsi a tali trattamenti e/o revocarne i rispettivi consensi in qualsiasi momento.
G) Marketing da parte delle società del Gruppo Unipol	I Dati di cui al par. 1 lett. a, b, c	Il conferimento dei Dati per tali finalità è libero e il loro mancato conferimento non pregiudica l’erogazione dei Servizi Welfare.	Il trattamento viene effettuato sulla base del Suo consenso specifico per ogni finalità. Lei potrà opporsi a tali trattamenti e/o revocarne i rispettivi consensi in qualsiasi momento.

4) Come trattiamo i Dati

La Titolare tratterà i Dati con modalità e procedure, anche informatiche e telematiche, strettamente necessarie e/o propedeutiche all’erogazione dei Servizi di Welfare, nonché al conseguimento delle finalità sopra specificate e sempre previa adozione delle misure di sicurezza idonee a garantire la riservatezza, la disponibilità e l’integrità degli stessi. Le operazioni di trattamento saranno eseguite dal personale dipendente, autorizzato ed istruito, della Società ovvero comunicati alle società del Gruppo Unipol1, solo nel perseguimento delle suesposte finalità, nonché ad eventuali società interne e/o esterne che svolgono servizi in outsourcing per conto della Società o che con la stessa hanno in essere contratti per l’erogazione dei Servizi Welfare, e con cui la Società stipula appositi accordi volti a disciplinare il trattamento dei dati personali (l’elenco aggiornato dei soggetti a cui i dati vengono comunicati potrà essere richiesto rivolgendosi al Responsabile per la protezione dei dati). Ai sensi dell’art. 51 co. 2 e 3 TUIR, i Dati potranno altresì essere comunicati all’azienda Sua datrice di lavoro, che opererà in qualità di autonomo titolare del trattamento, al fine di consentire alla stessa l’adempimento degli obblighi connessi al reddito di lavoro dipendente di cui al TUIR. I Suoi dati non saranno trasferiti in paesi al di fuori dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo . I Suoi dati non saranno diffusi.

5) Durata del trattamento

I Dati sono conservati da WelBee per il periodo di tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti. In particolare, salvo esercizio del diritto di revoca del consenso o del diritto di opposizione, WelBee conserva i Dati Personali per i seguenti termini:

- Registrazione alla Piattaforma: per tutto il periodo di fruizione dei Servizi Welfare e successivamente per un periodo di 2 (due) anni dall’ultimo accesso alla Piattaforma stessa.

- Fruzione dei Servizi Welfare: i Suoi Dati saranno conservati da WelBee per tutto il periodo della fruizione da parte Sua dei Servizi Welfare e, al termine, per i tempi previsti dalla normativa in materia di conservazione di documenti a fini amministrativi, contabili, fiscali, contrattuali (di regola, 10 (dieci) anni dalla scadenza/cessazione del rapporto).

- Gestione di richieste di contatto e/o di assistenza: per il periodo strettamente necessario alla gestione della richiesta di contatto e/o di assistenza.

- Comunicazioni su nuovi prodotti e/o servizi analoghi ai Servizi Welfare da Lei acquistati: i Dati saranno conservati sino al momento di una Sua eventuale opposizione al trattamento, e comunque per un periodo non superiore a 2 (due) anni decorrenti dall’ultimo Servizio Welfare fruito ovvero dall’ultimo accesso alla Piattaforma, o dal termine dei rapporti contrattuali eventualmente instaurati.

- Finalità di marketing da parte di WelBee e da parte delle società del Gruppo Unipol: per le finalità di marketing sopra indicate i Dati saranno conservati sino al momento di una Sua eventuale revoca del consenso, e comunque per un periodo non superiore a 2 (due) anni decorrenti dall’ultimo Servizio Welfare fruito ovvero dall’ultimo accesso alla Piattaforma, o dal termine dei rapporti contrattuali eventualmente instaurati.

- Finalità di profilazione di WelBee: per le finalità di profilazione sopra indicate i Dati saranno conservati sino al momento di una Sua eventuale revoca del consenso, e comunque per un periodo non superiore a 1 (un) anno successivo al termine dell’ultimo Servizio Welfare fruito ovvero dall’ultimo accesso alla Piattaforma, o dal termine dei rapporti contrattuali eventualmente instaurati.

Una volta decorsi i termini sopraindicati, i Dati saranno cancellati o resi anonimi.

6) Diritti dell’interessato

La normativa sulla privacy (articoli 15-22 del Regolamento) Le garantisce il diritto di accedere in ogni momento ai dati che La riguardano, di richiedere la loro rettifica e/o integrazione, se inesatti o incompleti, la loro cancellazione, se trattati illecitamente, e la portabilità dei dati che ci ha fornito, ove trattati in modo automatizzato per le prestazioni contrattuali richieste, nei limiti di quanto previsto dal Regolamento (articolo 20). La normativa sulla privacy Le attribuisce, altresì, il diritto di richiedere la limitazione del trattamento dei dati, se ne ricorrono i presupposti, e di opporsi al trattamento per motivi legati alla Sua situazione particolare. Le ricordiamo che, ove il trattamento dei Suoi dati sia basato sul consenso da Lei espresso, ha sempre il diritto di revocarlo; la revoca non pregiudica la liceità del trattamento svolto sino a quel momento. Titolare del trattamento è WelBee S.p.A., con sede legale in via Stalingrado 37, Bologna. Il Responsabile per la protezione dei dati è a Sua disposizione, per chiarimenti sul trattamento dei Suoi dati e per l’esercizio dei Suoi diritti: può contattarlo all’indirizzo di posta elettronica . privacy@welbee.it. Resta fermo il Suo diritto di rivolgersi al Garante Privacy, anche attraverso la presentazione di un reclamo, ove ritenuto necessario, per la tutela dei Suoi dati personali e dei Suoi diritti. Per maggiori informazioni, consulti la sezione dedicata presente sul sito web. www.welbee.it.